18 個商業電子郵件範例和範本 [附帶提示和指南]

2024 年 4 月 18 日
埃德加·阿邦的圖片
作者：埃德加·阿邦
正在努力製作完美的商務電子郵件嗎？

您的訊息聽起來像是由機器人寫的，或者更糟的是，是由無聊的辦公室實習生寫的嗎？

別擔心，你並不孤單。

我有個好消息：寫一封商務電子郵件不必像辦公室加熱的咖啡那樣平淡無奇。

這可以是一趟平穩的旅程，而不是一趟陷入充滿行話、令人困惑的兔子洞的旅程。

堅持下去，我保證在讀完本指南時，您將像莎士比亞寫十四行詩一樣快速寫出商務電子郵件，去掉“thee”和“thou”。

不再對自己事後批評，不再無止盡地修改草案。

什麼是商業電子郵件？
簡而言之，商務電子郵件是企業、其客戶或組織內部交換的書面通訊。無論您是發送工作電子郵件、撰寫商務電子郵件或起草公司電子郵件，目的都是傳達與專業事務相關的訊息。

讓我們明確一點，這些不是您的隨意聊天訊息。它們是承載您專業形象的工作電子郵件的範例，通常涵蓋從詢問、討論商業提案，甚至日常辦公室間更新的所有內容。將其視為您的信件，只不過是數位形式。

請記住，您撰寫商務電子郵件的方式可以透露很多有關您和您的業務的資訊。它是電子郵件商務溝通的重要組成部分，也是您專業精神的大使。

因此，當您撰寫下一封商務電子郵件時，請記住每封電子郵件都應被視為商務溝通的重要部分

商業電子郵件的關鍵要素
讓我們深入探討讓商務電子郵件脫穎而出的關鍵要素。從完善您的電子郵件主題行到像專業人士一樣簽署，我們將幫助您撰寫專業、清晰且一定會給人留下良好印象的商務電子郵件。

撰寫商務電子郵件的技巧
撰寫商務電子郵件的技巧
1. 主題行
將主題行視為一本書的標題；這是最初新加坡電話號碼吸引讀者註意力的東西。因此，使其引人注目且簡潔至關重要。在有限的篇幅內，您應該提供電子郵件內容的概述。特異性是關鍵。

例如，不要寫「會議更新」，而是像「行銷團隊會議重新安排到星期五下午 5 點」這樣的主題行提供更多資訊並設定明確的期望。請記得避免使用全部大寫或過多的標點符號，以避免被標記為垃圾郵件。

2. 專業問候語問候語奠定了整封電子郵件的基調。這是收件人首先看到的開場白，可以讓他們感到受到尊重或被低估。

與收件人的關係而異，但如有疑問，請謹慎行事。

「親愛的[名字]」是一個安全的選擇。如果關南非電話號碼係比較隨意，也可以使用「嗨[名字]」。如果您不知道收件人的姓名，“親愛的先生/女士”或“可能涉及的人”是可以接受的，但請盡可能個性化。

3. 內容清晰簡潔
商務電子郵件的內容應該是準確、連貫且重點突出。您的收件人可能沒有時間閱讀文章，因此開門見山很重要。避免不必要的訊息，尊重他們的時間。

考慮使用項目符號或編號清單來分解內容。直接提出請求或回應，但確保你的語氣保持專業和尊重。

清晰且可操作的訊息
清晰且可操作的訊息
4.正確的商業電子郵件格式
商務電子郵件應該結構良好、組織良好。在問候之後，介紹電子郵件的目的，然後是支持細節或解釋，最後以明確的號召性用語或後續步驟結束。

每個段落應該有特定的目的，並且限於幾句話。確保使用過渡來引導讀者瀏覽內容。結構良好的電子郵件更容易被閱讀，並且不太可能導致混亂或溝通不良。

5. 專業閉幕式
專業的結束語標誌著您的電子郵件的結束，並提供了留下好印象的最後機會。它應該與電子郵件其餘部分的語氣一致。「最誠摯的問候」、「親切的問候」、「真誠的」和「謝謝」都是不錯的選擇。

結束後，添加一個逗號，然後添加您的全名。在您的姓名下方提供您的職位、您的公司以及任何其他相關聯絡資訊。